ZFŚS – dyrektor może zażądać przedłożenia PIT
12 stycznia 2016
Dopuszczalne jest żądanie od pracownika przedłożenia np. rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu, na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
W wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (sygn. akt. I PKN 267/2001), czytamy: „pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy. Tym samym pracodawca ma prawo zgodnie z ustawą o ZFŚS oraz wydanym na jej podstawie regulaminie występować o udzielenie informacji o sytuacji życiowej i materialnej uprawnionego do świadczenia oraz te informacje zbierać. Po drugie wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Tym samym dopuszczalności żądania przez pracodawcę określonych informacji należy upatrywać w ustawie o ZFŚS oraz regulaminie zasad wykorzystywania ZFŚS, który zgodnie z art. 9 § 1 Kodeksu pracy stanowi źródło prawa pracy. Wobec powyższego, gdy obowiązujący u pracodawcy regulamin wymaga przedstawienia określonych dokumentów lub informacji, takie dane stają się niezbędne do zrealizowania uprawnienia w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Zbierając dane osobowe osób uprawnionych, należy jednak pamiętać, iż mają one być zbierane i gromadzone jedynie w celu realizacji postanowień ustawy o ZFŚS oraz regulaminu. Udostępnianie danych jest dobrowolne, co oznacza, że pracownik może odmówić udzielenia wskazanych informacji. Ponieważ jednak pracodawca jest zobligowany do kierowania się kryterium socjalnym, nieudostępnienie danych przez uprawnionego może skutkować nieprzyznaniem im świadczeń. Brak informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w praktyce prowadzi do sytuacji, w której pracodawca nie może udzielić świadczenia. Odmowa udostępnienia określonych informacji może więc skutkować odmową udzielenia świadczeń, o których mowa w ustawie o ZFŚS”.
Kwestią dotyczącą procedury dokumentowania sytuacji materialnej wnioskodawcy zajął się również Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
W swoim stanowisku uznał, iż „uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu, powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie pracy.” Zdaniem GIODO to właśnie ten akt prawa wewnątrzzakładowego wyznacza tryb i sposób, w jaki pracodawca ma prawo żądać od osoby uprawnionej potwierdzenia okoliczności związanych z sytuacją materialną.
Niezwykle istotnym elementem jest jednak zachowanie zasady adekwatności wynikającej z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza to, iż przetwarzanie danych osobowych nie może prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym niż jest to konieczne dla realizacji celu w jakim dane są pozyskiwane. Adekwatność to równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora danych. Nieadekwatne będą więc dane niemające znaczenia, dane o większym niż konieczny stopniu szczegółowości, jak również dane zbierane „na przyszłość”.
GIODO podsumował, iż żądając od osób uprawnionych przedłożenia druków PIT należy wziąć pod uwagę również zasadę adekwatności.